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北京市第一次地理國情普查檔案管理工作淺析

作者:蔣 蓉

來源:中國檔案報

2019-03-26 星期二

????開展全國地理國情普查是一項重大的國情國力調查工作,是全面獲取地理國情信息的重要手段。其采集的信息是推進生態環境保護、建設資源節約型和環境友好型社會的重要支撐數據,是制定和實施國家發展戰略與規劃、優化國土空間開發格局和各類資源配置的重要依據,是做好防災減災工作和應急保障服務的重要信息保障。

????北京作為我國的政治中心、文化中心、對外交流中心和科技創新中心,城鎮化程度高,人口密集,自然、人文地理要素多元,城市生態、資源分配、交通用地等情況復雜。北京市開展的第一次地理國情普查,突出地方特色,全面掌握市情,是提升首都科學規劃決策水平、促進城市精細化管理、服務人民群眾生活的重要舉措。北京市為做好這項重要工作,專門成立第一次地理國情普查領導小組,下設普查辦公室,由北京市規劃和國土管理委員會承擔領導小組的日常工作。到目前為止,北京市已按時圓滿完成國情和市情普查及部分檢測應用工作。這次普查工作補充并豐富了具有城市特色的普查內容和指標體系,建成了北京市地理國情普查數據庫和信息服務系統,通過開展地理國情統計分析,形成了豐富的地理國情普查成果,首次系統、全面、客觀、準確地獲取了北京市自然和人文地理要素的空間分布狀況,摸清了地理國情家底,為服務城市總體規劃修編、京津冀協同發展、非首都功能疏解、城市副中心建設、違法建筑分析評估、背街小巷環境整治、冬奧會場館選址和北京新機場建設等國家戰略、重點工程發揮了重要作用。

????普查工作形成的檔案資料尤為重要,是城市建設發展中不可或缺的基礎性資料。根據《北京市城市建設檔案管理辦法》規定,北京市城建檔案館作為北京市域范圍城建檔案的歸口管理單位,應當將第一次地理國情普查檔案列為接收范圍。管理好這些珍貴的普查成果檔案是北京市城建檔案館義不容辭的責任和義務,也是充實和提升館藏資源的絕好途徑。

北京市普查成果檔案特點和內容

????目前,普查工作各階段所形成的不同載體文件材料已匯總,普查成果、數據具有全面、真實、精細、系統的特點,歸檔整理工作正在進行中。此次普查歸檔工作時間跨度大,涉及臨時部門和不同層級部門多,形成的文件材料內容復雜、文種多樣、載體多樣,利用率高,保密性強。由于這項普查工作在我國為首次進行,歸檔工作無先例可循,因此文件收集歸檔難度較大,必須事先進行調查研究,制定規則,將材料一次收集到位,否則日后不好補救。

????第一次地理國情普查工作形成的檔案內容主要包括兩大類:管理類和成果類。普查工作管理類主要包括2013年至2017年間的各種文件。形成單位中國家層面的包括國務院、國家測繪地理信息局、國務院辦公廳、國務院第一次全國地理國情普查領導小組、財政部等;北京市層面包括市政府、市政府辦公廳以及市規劃委、財政局、民政局、環保局、交管局、旅游委、交通委、氣象局、地震局、統計局、經信委、稅務局、發改委、北京市第一次地理國情普查領導小組等多個委辦局和專業單位。涉及文種包括通知、報告、請示批復、公函、意見、方案、會議紀要、講話稿、經驗介紹、合同、決定書、管理辦法、匯編、簡報、通報、預算編制說明、協議書、招投標文件、專題方案、設計書、公報等。

????普查工作成果類分為5大類,其中包括報告類成果,包括本市地理國情工作總報告、成果總報告、統計分析系列報告、公報與專報、數據匯編;數據類成果,包括國家要求的6大類國情普查數據成果,本市增加的5大類市情普查數據成果,6項專題監測成果,基本、綜合和專題統計分析成果;信息系統類成果,包括系統安裝盤、技術手冊、操作手冊、安裝說明等;圖件類成果,本市地理國情普查圖集、圖冊、掛圖;最后一類是普查工作結束后跟蹤形成的各類數據和文件材料。

北京市普查成果資料歸檔原則

????北京市城建檔案館根據館藏檔案的實際情況,于建館初期就出臺了《北京市城建檔案館分類大綱》,隨著城建檔案事業的不斷發展和業務的不斷拓展,該分類大綱也經歷了不斷補充修訂完善的過程,目前大綱共分為16個大類、若干屬類。由于地理國情普查工作在我國系首次開展,檔案內容多樣,因此我館明確將該類檔案歸為分類大綱中的綜合類(A),確定屬類為7(其他),便于今后的查找和利用。

????普查工作管理類文件要求整理到文件級。立卷排列應按照檔案的形成規律和有機聯系,在便于今后保管和提供利用的基礎上,不同單位和不同文種按不同方式進行組卷,采取的主要方式有:各級機構發文可按年度—組織機構—時間—流水號排列組卷;各級會議紀要、各種規定可按問題—組織機構—時間—流水號排列組卷;內部情況通報、合同、招投標文件等可按問題—時間—流水號排列組卷。

????普查成果類文件如數據成果直接以光盤或移動硬盤形式備份歸檔;各類普查報告文本以本為單位組卷;圖集圖鑒冊以冊為單位組卷;軟件系統直接安裝在城建檔案管理系統中。

????普查工作歸檔文件一律要求為原件。保管期限和密級由移交單位按照相關規定予以劃定。

北京市普查成果檔案組卷步驟

????內容鑒定。以普查工作管理類文件為主,主要是剔除重份文件、空白頁和無關內容。

????內容整理并著錄。普查管理類文件可根據形成單位和文種按照前款立卷原則進行排列,正反面編寫頁號;各類普查報告文本以本為單位組卷,不再另行編寫頁號和裝訂;特體文件如圖紙、掛圖、統計數據匯編等需要拆卷,并折疊成A4紙大小標準;圖集圖鑒冊以冊為單位組卷,方法同普查報告文本。

????計算機著錄。基于該類檔案的重要性和利用率,采用三級著錄更為合適,即按照項目級、案卷級和文件級進行著錄。項目級著錄即對普查工作所形成的全部檔案的內容和形式進行摘錄;案卷級著錄即對普查工作所形成的每一卷檔案的內容和形式進行摘錄;文件級著錄即對普查工作形成的每一份文件的內容和形式進行摘錄。著錄時要明確保管期限和密級并進行標識。完成三級著錄后,由系統打印封面、卷內目錄、備考表。

????裝訂裝盒。將案卷按照封面、卷內目錄、檔案材料、備考表、封底順序排列,并用棉線在文件左側進行“三孔一線”的裝訂。各類普查報告文本以本為單位,圖集圖鑒冊以冊為單位組卷,不另行裝訂,只需附上打印好的封面、卷內目錄和備考表,整編后裝訂成冊的檔案裝入檔案盒內(A3或A4規格)。

北京市普查成果檔案移交和利用

????普查成果檔案的移交。北京市城建檔案館與市勘設測管辦(市規劃委直屬、普查工作的具體承接部門)多次溝通普查成果的歸檔工作,并就檔案的移交達成一致意見。

????檔案整理過程中,市城建檔案館工作人員按照進館要求,對歸檔工作進行具體指導。城建檔案館對擬接收的普查檔案進行檔案內容的審核,審核外在和內在的檔案質量。編制移交檔案目錄和移交書,劃分保管期限和密級并進行標識,對檔案的提供利用提出書面意見后進行實體移交。

????普查成果檔案的提供利用。由于普查工作耗費人力物力財力巨大,涉及國計民生,形成的檔案數據尤為重要,因此在提供利用時要把握分寸,既不能阻擋真正需要使用的單位,又不能放任檔案的濫用,北京市城建檔案館與市勘設測管辦就普查檔案的利用達成了如下一致意見:

????普查工作管理類和報告類檔案在移交后10年內,普查工作領導小組成員單位可持市規劃國土委介紹信,到市城建檔案館查閱;

????其他單位或部門需要查閱的,需發函至規劃國土委進行申請;

????需要使用普查數據類檔案,按照國家測繪局、國家保密局印發的《測繪管理工作國家秘密范圍的規定》的流程進行申請;

????10年期滿,另行規定。

????目前,北京市的普查檔案整理工作正在緊鑼密鼓地進行中。我國首次開展的地理國情普查工作無疑對我國全方位發展意義重大,普查工作的成果也都蘊含在檔案之中,普查成果檔案是國家的寶貴財富,也是檔案館不可多得的珍貴館藏。

????原載于《中國檔案報》2019年3月25日 總第3351期 第三版

 
 
責任編輯:羅京
 
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